Dématérialisation de documents & de processus métiers

La dématérialisation s’inscrit aujourd’hui au cœur des enjeux stratégiques de nombreuses entreprises car elle implique des avantages multiples : maîtrise des coûts, gains de productivité, réduction des délais, traçabilité des données, élimination de certains risques, conformité aux exigences légales, démarche écologique… Ainsi, COGNITIC vous accompagne dans votre transition vers une gestion dématérialisée grâce à des solutions modernes et évolutives.

Dématérialisation des factures fournisseurs

Une fois les bons de commandes générés (comptabilité d’engagement) et la facture d’achat scannée le workflow de validation est géré par COMPTEAM jusqu’au paiement.  L’automatisation du processus de facture et de paiement post-achat est une solution adaptée aux besoins des directions financières et des services achat : réduction des coûts, conformité aux exigences légales, visibilité améliorée.

• Dématérialisation des factures de tout format et lecture automatique des données.
• Bons de commande, suivis de livraison, workflow de validation…

Automatisation des processus métiers – Workflow

COMPTEAM automatise les processus et modélise graphiquement les workflows sans programmation. Les droits d’accès sont gérés avec précision grâce à différents niveaux de confidentialité. Le rendu peut être adapté à la charte graphique de votre société. Vous retrouvez vos données sur une interface web qui vous permet d’y accéder à tout moment et quel que soit l’appareil que vous utilisez. Ainsi, vous gagnez du temps, vos informations restent traçables, vous optimisez vos processus et les échanges avec vos collaborateurs sont simplifiés.

Liasse fiscale

INVOKE EXPLOREUR est la solution pour déclarer, payer et transmettre votre liasse fiscale à distance. Elle dispose d’une fonction de production et d’une fonction d’archivage. La prise en main est aisée et la mise en service rapide. A l’ouverture de l’extension INVOKE EXPLOREUR, les données sont automatiquement actualisées à partir de la base comptable sans aucune intervention. La cohérence des montants est garantie par un outil de vérification. Vous choisissez d’activer ou non de nombreuses options afin de personnaliser votre utilisation et de l’adapter au mieux à vos besoins. Vous disposez de tableaux de bord qui trient les tâches par ordre de priorité et vous permettent d’en visualiser la progression, de recevoir des alertes, etc. Enfin, vous êtes immédiatement informé en cas d’évolution réglementaire ou législative. Intégration de la signature électronique.

GED

GEDTEAM est une solution d’organisation documentaire qui va révolutionner votre entreprise : gains de place et d’efficacité garantis ! Archivez, rangez, triez tout type de documents (mail, papier, numérique…). Bénéficiez d’une accessibilité nouvelle : vos dossiers sont toujours à portée de main, sur votre mobile/tablette, en cloud et en ligne. Vous pouvez synchroniser votre GED avec vos applications usuelles (messagerie, ERP…) Résultats : des données sécurisées, des coûts d’archivage réduits, une productivité augmentée.

GRH dématérialisée

RHTEAM est un outil de gestion des plannings et du personnel grâce à un portail collaboratif. Cette solution est finement sécurisée par l’octroi personnalisé de différents niveaux d’accès. La fiabilité des informations est garantie : chaque collaborateur est auteur de sa fiche personnelle et peut mettre ses renseignements à jour. Vous pouvez partager ces fiches avec d’autres services ou collaborateurs. Votre outil de paye PAITEAM est lié à votre outil de comptabilité.

• Mise à jour automatique de l’annuaire de l’entreprise à partir du dossier du personnel.
• Création de rapports personnalisés par le choix des données qui y apparaissent.
• Paramétrage d’alertes mails (fin de période d’essai, etc.)
• Gestion des compétences, des formations
• Situation familiale, dossier santé, visites médicales
• Historique des rémunérations, des contrats
• Espace GED (partage de documents)
• Gestion de la participation

Gestion des voyages et frais professionnels

RHTEAM est une solution web qui convient à votre entreprise quel que soit son profil (taille, secteur d’activité…) pour la gestion des voyages et des frais professionnels. Elle introduit un véritable workflow dans la gestion de vos notes de frais dans PAITEAM. De la performance de ce type de contrôle résultent des gains financiers non négligeables.

• En amont du voyage : préparation, réservations, ordre de mission
• Pendant le voyage : collecte des notes de frais et préparation remboursements
• En aval du voyage : factures, Business Intelligence, reporting
• Report automatique sur les bulletins de salaires et la DSN

Gestion des congés et absences

Finissez-en avec la gestion des congés sur tableur ! Passez à RHTEAM, un mode de gestion intégralement dématérialisé, de la demande d’absences à leur validation. La paye, gérée sur PAITEAM, est mise à jour en temps réel, ce qui écarte la nécessité d’une double saisie et accélère la production de la DSN. La réactivité des managers est accrue grâce à des notifications par e-mail. Les informations sont mises à jour en temps réel et intégrées immédiatement aux plannings des équipes.

• Tout type d’absence est pris en compte (RTT, congés payés, maladie, temps partiel…)
• Edition de bilans statistiques récapitulatifs : absentéisme, heures travaillées, etc.
• Historique des congés et absences, visualisation des soldes
• Téléchargement des justificatifs d’absence directement sur la plateforme
• Dématérialisation de paye